Im Auftrag unserer Klientin, einer grösseren, renommierten und international vernetzten Wirtschaftskanzlei mit insgesamt über 40 Anwälten und einem neuen Standort in Bern, suchen wir eine Kandidatin bzw. einen Kandidaten für die neugeschaffene Position “Administrative Assistenz (50-60%)”. Die Vakanz wird wie folgt beschrieben:
Aufgabengebiete:
Berichterstattung an einen Partner und Verantwortung für die administrative und organisatorische Unterstützung bei Aufbau und Betrieb des neuen Standorts. Sicherstellen eines reibungslosen und effizienten Ablaufs aller Tätigkeiten der Kanzlei
Betreuen von Posteingang und -ausgang. Eintragen und Überwachen von Fristen, Durchführen von Conflict Checks
Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von anspruchsvollen Korrespondenzen, Verträgen, Rechtsschriften, Präsentationen und anderen Dokumenten in DE, EN und FR
Mündlicher und schriftlicher Kontakt mit Mandanten, Anwälten, Gerichten und anderen Behörden
Ausarbeiten und Prüfen von Honorarabrechnungen gemäss internen Stundenrapporten
Führen einer elektronischen Ablage für Klientendossiers, Unternehmensakten und andere rechtlich relevante Dokumente
Anforderungen:
Kaufmännische Lehre (Kauffrau/Kaufmann EFZ), Handelsschulabschluss oder vergleichbarer Abschluss und Berufserfahrung; eine Zusatzausbildung als Paralegal wäre von Vorteil
Idealerweise 5 Jahre Berufserfahrung, welche in einem Legal-Umfeld wie z. B. bei einer Gerichts- oder ähnlichen Behörde, einer Anwaltskanzlei, der Rechtsabteilung eines Unternehmens oder in einem vergleichbaren Umfeld erworben wurde
Deutsch Muttersprache, sehr gute Kenntnisse in Englisch (mind. Niveau C1) und gute Kenntnisse in Französisch (mind. Niveau B2); Kenntnisse von weiteren Sprachen wären von Vorteil
Selbständige, gut organisierte, strukturierte, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise; Setzen von adäquaten Prioritäten und hohe Belastbarkeit
Sehr gute MS Office-Anwenderkenntnisse, inkl. Word, Excel, PowerPoint und Outlook
Ausgeprägte Diskretion und Loyalität; Fähigkeit, mit heiklen und vertraulichen Informationen umzugehen
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit internen und externen Ansprechpartnern auf allen Stufen
Initiative, engagierte, zuverlässige und unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt und einen aktiven Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten möchte
CH- oder EU/EFTA-Staatsangehörigkeit und Wohnsitz innerhalb eines pendelbaren Umkreises von Bern
